Terug naar overzicht

Apex Dynamics BV verkrijgt ISO 9001 certificaat in stap naar verdere professionalisering

Hoe pakken we verdere professionalisering aan? Dat is één van de vragen waar Stef van Oss zich mee bezig heeft gehouden sinds zijn aanstelling bij Apex Dynamics BV in januari 2023. Inmiddels heeft Apex Dynamics BV met dit doel voor ogen het proces om een ISO 9001 certificering succesvol doorlopen. In dit artikel vertelt Stef waarom dit belangrijk is voor het team en deelt hij zijn ervaringen met het certificeringsproces.

Wat is de ISO 9001 certificering?

“Het is een norm die eisen stelt aan ons kwaliteitsmanagementsysteem. De ISO 9001 certificering toont aan dat de processen waar wij dagelijks mee bezig zijn vastliggen en dat ons team die processen beheerst. Hiermee borgen we dat we processen correct en consequent uitvoeren.” Stef heeft de afgelopen maanden nauw samengewerkt met zijn collega’s en een externe adviseur om de certificering veilig te stellen, daarom is hij de uitgelezen persoon om ons mee te nemen in het proces en de beweegredenen van Apex Dynamics BV.

Apex Dynamics BV streeft verdere professionalisering na

Op de vraag of klanten vragen naar een ISO 9001 certificering kan Stef kort zijn: “Nee.” Waarom dan toch het proces van certificeren doorlopen? “We willen verder professionaliseren, dat is één van de opdrachten die ik begin 2023 meekreeg. En wat is er dan beter dan je organisatie onder de loep nemen en alle processen toetsen aan de hand van een norm met internationale erkenning en waardering?”

De wens tot professionalisering is onder andere een gevolg van de stabiele groei in recente jaren. Een interne aangelegenheid, maar wel een die ook naar buiten meer rust brengt. “Door alles onder de loep te nemen en elk proces vast te leggen zijn we als team weer wat scherper en hebben we als organisatie een beeld moeten vormen voor de toekomst. Een belangrijke werkwijze binnen de ISO-norm is PDCA (Plan-Do-Check-Act), een methode waarmee je stap voor stap je werk, prestaties en organisatie beter kunt maken om zo continu te verbeteren.”

Want, wat als de groei zich doorzet? Stef heeft een vijf jaren plan opgesteld om die vraag te beantwoorden, waarin rekening wordt gehouden met zaken zoals personeel, liquiditeit, inkoop en opslag. “In dit plan zijn we geen bottleneck tegengekomen, dat geeft rust. Als we mogelijke problemen tegen waren gekomen hadden we ruim op tijd kunnen anticiperen, wat dat betreft is een vijfjaren plan fijn. Maar het geeft natuurlijk geen garanties, niemand weet tenslotte hoe de toekomst eruit ziet.”

Proces richting ISO certificering

Stef heeft het proces doorlopen samen met een externe adviseur. Dankzij wekelijkse afspraken en de inzet van het gehele team heeft Apex Dynamics BV de procedure binnen 10 maanden kunnen doorlopen. “Het scheelt natuurlijk dat wij een klein team zijn, we kunnen snel schakelen. Toch heeft dat ook zo zijn uitdagingen, voor certificering moet je niet alleen processen omschrijven, maar ook functieprofielen opstellen en vastleggen hoe je bijvoorbeeld omgaat met opleidingen etc. Voor ons speelt dat in de dagelijkse praktijk geen rol, juist omdat we een klein team zijn, eenvoudig met elkaar schakelen en iedereen betrokken is bij nagenoeg elk proces.”

Hoewel een certificering bepaalde eisen stelt is het ook belangrijk om bij jezelf te blijven. Apex Dynamics BV heeft daarom bijvoorbeeld besloten niet voor functieomschrijvingen te gaan, maar wel te omschrijven welke competenties nodig zijn binnen het team.

Na het vastleggen van de processen met de adviseur volgt een aanvraag, in het geval van Apex Dynamics bij SGS omdat deze organisatie al gekoppeld is aan de fabriek van APEX DYNAMICS Inc. in Taiwan. “Tijdens een kennismaking moet je aantonen dat je klaar bent voor de audit. De auditor geeft dan al wat feedback en stelt vragen. Een maand later volgt de audit waarbij wordt gekeken of de processen daadwerkelijk worden uitgevoerd zoals ze vastgelegd zijn en of de processen voldoen aan de normering.”

En met succes, Apex Dynamics heeft de ISO 9001 certificering behaald!
Maar daarmee stopt het niet, vanaf nu zal Apex Dynamics BV jaarlijks interne audits uitvoeren om aan te tonen dat de processen continue worden gevolgd en belangrijker: verbeterd worden. Dit zal voornamelijk worden gedaan in een periodiek kwaliteitsoverleg, elke drie jaar moeten zo alle processen binnen de organisatie beoordeeld worden. SGS zal via externe audits toetsen of Apex Dynamics BV nog steeds voldoet om zodoende de certificering te mogen verlengen.

Ervaringen en aanpassingen processen Apex Dynamics

Het kritisch bekijken van de eigen organisatie heeft niet alleen geleid tot ISO certificering, maar ook tot aangescherpte processen. “We hebben een aantal kleine dingen in onze processen aangepast, in het inkoopproces en in het gebruik van ons CRM systeem. Van het inkoopproces gaan klanten niets merken, maar van intensiever gebruik van het CRM systeem misschien wel.” Daarmee doelt Stef op het beter registreren van feedback en incidenten, zoals dataverzoeken of een ontbrekende orderbevestiging. “Zo kunnen we eerder patronen herkennen en verbeteringen doorvoeren.”

Een relatief vlot proces, maar wat vond Stef ervan als één van zijn eerste opdrachten binnen de organisatie? “Ik heb direct elk aspect van de organisatie gezien en ben er helemaal ingedoken. Het ISO proces was een goede kapstok voor mijn doelstelling om het proces te bewaken, maar ook een duik in het diepe. Ik vond het leuk en uitdagend, met een mooi resultaat: het ISO9001:2015 certificaat als beloning.”

Om onze successen te vieren, houden we bij Apex Dynamics BV traditioneel een etentje. Deze keer hebben we gekozen voor sushi en champagne op kantoor. We willen graag iedereen bedanken en feliciteren met dit prachtige resultaat. En zoals voorgeschreven binnen de ISO-norm, zullen we blijven streven naar voortdurende verbetering om een nog professionelere organisatie te worden.